为规范公司来文信息管理，提高工作效率，现就公司来文信息管理制定如下制度：

一、凡公司各部门接收到市场信息及外来文件，应先送达行政综合部。行政综合部收到后及时进行登记。登记内容为：编号、接收来文/信息时间、接收来文/信息部门、主要内容等。若有相关附件则需一并提交，行政综合部做好存档工作。

二、来文信息登记后，行政综合部按照来文内容及各部门工作职责进行来文信息预处理，呈送至相关分管领导进行阅批。

三、行政综合部根据领导处理意见，对来文信息进行处理，转复至受理部门。公司领导对来文信息的重要批示，行政综合部在送达职能部门办理时，应将批示原件保留存档，将复印件送达办事部门或责任人。

四、转复时签收人需签字确认文件的完整程度并做好保密工作，根据领导的处理意见进行办理，行政综合部负责督促和催办。

其中来文信息的密级分为3类：企业秘密事项（秘密）、内部信息事项（受控）和公开事项。

来文信息分类定义：

a)“秘密”《中华人民共和国保守国家秘密法》中指定的秘密事项，或不可对外公开、若泄露或被篡改会对本公司的日常经营造成严重损害，或者由于业务上的需要仅限有关人员知道的事项；介质包括但不限于：纸类、电磁类及其它媒体(纸张、软盘、硬盘、光盘、磁带、胶片)。

b)“受控”：不可对外公开、若泄露或被篡改会对本公司的日常经营造成损害，或者由于业务上的需要仅限有关人员知道的事项，或是指为了日常的业务能顺利进行而向公司员工公开、但不可向公司以外人员随意公开的事项。

c)“公开”：秘密事项以外，仅用来传递信息、昭示承诺或对外宣传所涉及的事项。

（2）来文信息密级的表示方法

秘密文件，由行政综合部在文件封面标明“秘密”；受控文件，由行政综合部在文件封面标明“受控”。

（3）秘密文件的发放管理

公司秘密及敏感信息事项由产生该事项的部门负责人及以上人员指定。发送秘密文件时，应根据文件内容指定接收部门和接收人。在发放秘密文件前，做好发行台帐登记，尽可能亲自交给接收人，或装入信封并标明“亲展”，封好后作为公司内文件发送。非收件人不得随便拆阅该文件。

五、来文信息办结后，办理部门需将结果文件交由行政综合部。行政综合部应第一时间向领导汇报办理结果，查看相关过程资料是否完整，做好存档工作。

湖北美院文化发展有限公司来文信息登记表